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PROTOCOLO
DE EVENTOS OFICIALES
Eventos Especiales
Se
entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos que se producen
en distintas áreas del quehacer económico, social, cultural o científico de la
universidad, entre los que destacan: Actos de grado, entrega de
reconocimientos, aniversarios, bautizos de publicaciones, cambios de jefatura,
ruedas de prensa institucionales, proclamación de autoridades, inauguraciones,
aperturas de congresos o seminarios, firmas de convenios, entre otros. Los
eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con las
finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades,
los medios disponibles, los lugares y tiempo de realización y los objetivos de
comunicación. Quienes están en esta actividad saben que desde la concepción
hasta su ejecución final, nada puede quedar librado al azar o la improvisación.
Todo tipo de organización, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar
algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que se
debe recurrir a profesionales especializados en la materia protocolar y de
relaciones públicas.
Protocolo
Es el conjunto de normas o reglas
impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales de
todos individuos, instituciones o grupos.
Ceremonial
Es el conjunto de reglas y prácticas
que se observan en las relaciones entre autoridades, jefes y a quienes estos
representan. También es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que
deben observarse tanto en la actividad de organizaciones como en sus
manifestaciones de relación con otras instituciones.
Etiqueta
Es el conjunto de normas para hacer
las cosas correctamente y de manera fácil, expresión formal de los buenos
modales. Regula la conducta personal de los individuos, no siempre comprende
las reglas protocolares, tiene un carácter universal y está presente en los
actos sociales.
EJEMPLO
1- Elección del lugar de celebración
En
interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio allá en el que se va a
celebrar. Ver como es de grande, de ancho, si necesita decoración como
banderas, flores o alfombras.
Hacer una imagen mental de cómo queremos que sea y materializar esa idea poco a
poco.
2- Invitados
Habrá
que hacer un cálculo, lo más aproximado posible del número de personas que van
a asistir: desde los asistentes más importantes, hasta los camareros del coctel,
pasando por los guardaespaldas, secretarios, azafatas, consejeros, intérpretes,
periodistas, público....
Todos merecerán nuestra atención.
Habrá que planificar por dónde entrarán al acto, dónde debe sentarse el
público, dónde deben ponerse las cámaras, cuáles son las áreas de seguridad, el
aparcamiento, etc.
Aquellos invitados que revistan de una mayor categoría deben ser recibidos a su
llegada, atendidos durante el acto y despedidos al final.
Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habrá que tener preparado y
pagado hoteles y traslados. En caso de que fuera necesario, también intérpretes
y relaciones públicas.
3- El discurso
Megafonías,
tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervención.
4- La comida
Este
apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez finalizados
los discursos o bien puede ir acompañado de una comida o un coctel o una cena.
En ese caso, tendrá que contratar los servicios pertinentes como camareros,
cocineros, guardarropas, mesas, sillas, manteles.
APRENDISAJE
hay que distinguir entre actos privados, que son
aquellos que entran dentro del protocolo
empresarial y actos públicos,
aquellos que cuentan con la asistencia de autoridades importantes en la
sociedad, como militares, eclesiásticos, de la corona
y a pesar de la magnitud de cada uno requiere de estas
planeaciones para que se lleve a cabo adecuadamente
