PROTOCOLO DE EVENTOS OFICIALES

·         PROTOCOLO DE EVENTOS OFICIALES

Eventos Especiales

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos que se producen en distintas áreas del quehacer económico, social, cultural o científico de la universidad, entre los que destacan: Actos de grado, entrega de reconocimientos, aniversarios, bautizos de publicaciones, cambios de jefatura, ruedas de prensa institucionales, proclamación de autoridades, inauguraciones, aperturas de congresos o seminarios, firmas de convenios, entre otros. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempo de realización y los objetivos de comunicación. Quienes están en esta actividad saben que desde la concepción hasta su ejecución final, nada puede quedar librado al azar o la improvisación. Todo tipo de organización, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que se debe recurrir a profesionales especializados en la materia protocolar y de relaciones públicas.

Protocolo

Es el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales de todos individuos, instituciones o grupos.

Ceremonial

Es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las relaciones entre autoridades, jefes y a quienes estos representan. También es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la actividad de organizaciones como en sus manifestaciones de relación con otras instituciones.

Etiqueta

Es el conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera fácil, expresión formal de los buenos modales. Regula la conducta personal de los individuos, no siempre comprende las reglas protocolares, tiene un carácter universal y está presente en los actos sociales.

EJEMPLO

1- Elección del lugar de celebración

En interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio allá en el que se va a celebrar. Ver como es de grande, de ancho, si necesita decoración como banderas, flores o alfombras.
Hacer una imagen mental de cómo queremos que sea y materializar esa idea poco a poco.

2- Invitados

Habrá que hacer un cálculo, lo más aproximado posible del número de personas que van a asistir: desde los asistentes más importantes, hasta los camareros del coctel, pasando por los guardaespaldas, secretarios, azafatas, consejeros, intérpretes, periodistas, público....
Todos merecerán nuestra atención.
Habrá que planificar por dónde entrarán al acto, dónde debe sentarse el público, dónde deben ponerse las cámaras, cuáles son las áreas de seguridad, el aparcamiento, etc.
Aquellos invitados que revistan de una mayor categoría deben ser recibidos a su llegada, atendidos durante el acto y despedidos al final.
Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habrá que tener preparado y pagado hoteles y traslados. En caso de que fuera necesario, también intérpretes y relaciones públicas.

3- El discurso

Megafonías, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervención.

4- La comida

Este apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir acompañado de una comida o un coctel o una cena.
En ese caso, tendrá que contratar los servicios pertinentes como camareros, cocineros, guardarropas, mesas, sillas, manteles.

APRENDISAJE

hay que distinguir entre actos privados, que son aquellos que entran dentro del protocolo empresarial y actos públicos, aquellos que cuentan con la asistencia de autoridades importantes en la sociedad, como militares, eclesiásticos, de la corona

y a pesar de la magnitud de cada uno requiere de estas planeaciones para que se lleve a cabo adecuadamente

https://www.euroresidentes.com/protocolo/protocolo-eventos.htm