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DIRECCION
DE JUNTA DE TRABAJO
1.- Establece el objetivo
Debes
tener en claro el objetivo de la reunión y su relevancia; ¿decidir, exponer,
focus group o varias a la vez? La
junta debe girar sobre el objetivo e ir directo a él.
2.- Haz una agenda
Una
estructura definida y simple, la cual debe contener: objetivo, expectativas, temas a tratar
y tiempos definidos. Distribúyela antes de la reunión para
que los asistentes lleguen preparados.
3.- Sé puntual
Comienza
la junta a la hora exacta. La
duración ideal para una junta de trabajo es de 30 a 60 minutos y
los mejores horarios son entre las 09:00
y 12:00 del día.
4.- Elimina distracciones
Pide a los
asistentes que apaguen su celular, no lleven laptops (si no es necesario) y que
no entren con comida. Lo
ideal es tener sólo una libreta de apuntes y una pluma.
5.- Sé directo
Evita
la retórica, monólogos o protagonismo. Esto no significa que no seas dinámico; puedes
iniciar con alguna anécdota para romper el hielo y bajar el estrés.
6.- Sé un guía
Además de
no desviarte del tema, debes hacer que los participantes tampoco lo hagan.
Utiliza frases como, “Interesante,
pero debemos centrarnos en…” o “Buen aporte pero el objetivo es…”
7.- Asigna responsabilidades
justas y concretas
Sé
claro, honesto y directo con las responsabilidades; determina el plan de acción y el
tiempo en que deberán ser ejecutadas. Esto ayudará a que todos sepan los
siguientes pasos y prioridades.
8.- Haz tiempo para
comentarios o dudas
Dales
oportunidad de expresarse; debes
escuchar con atención y tomar en cuenta todos los comentarios.
9.- Haz una minuta de
trabajo
Tener un
documento de lo tratado en una junta le da formalidad, además de ser un
recordatorio de las responsabilidades, pasos a seguir y ayuda para el
seguimiento. Deberás
mandarla máximo 24 horas después de la reunión.
10.- Da Seguimiento
Debes
estar pendiente del cumplimiento de las tareas asignadas y dar asesoría en caso
de alguna traba. También
puedes mantener al grupo informado sobre los avances de los acuerdos de la
junta.
Recuerda: Las juntas de trabajo efectivas son reflejo de un
buen liderazgo.
EJEMPLO
Las
reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron
hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.
hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.
Esto
ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las
precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los
temas centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia
para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos
del jefe.
Por
ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos
encuentros y de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos
asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende,
quedan inconclusos.
APRENDISAJE
Al igual que en el trabajo en equipo, en las juntas se requiere la participación de varias personas con ideas, opiniones, posturas y hábitos diferentes, por lo que saber dirigir y establecer una pauta para llevarlas a cabo es esencial para que la reunión sea productiva, y con esta serie de pasos será más sencillo lograr una dirección efectiva y congruente.
Blog – OCCMundial
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